Richtlinie für Erstattungen und Rückgaben

Stand: Mai 2026

Diese Richtlinie beschreibt, unter welchen Bedingungen Rückgaben, Erstattungen, Reklamationen und Servicefälle im Onlineshop der Mustermann KiMU Werktechnik GmbH bearbeitet werden.

Bei dieser Webseite handelt es sich um eine fiktive Demo-Webseite für Schulungs- und Unterrichtszwecke. Die folgenden Angaben dienen als realistische Beispielstruktur für einen B2B-orientierten Onlineshop.

1. Allgemeiner Hinweis

Die Mustermann KiMU Werktechnik GmbH vertreibt technische Industrieprodukte, Cobot-Systeme, Assistenzsysteme, Sensorik, Softwaremodule, Zubehör und Serviceleistungen. Viele Produkte werden für gewerbliche Kunden, Produktionsbetriebe und individuelle Einsatzszenarien ausgewählt oder konfiguriert.

Rückgaben und Erstattungen hängen daher davon ab, ob es sich um Standardware, individuell konfigurierte Produkte, digitale Leistungen, Schulungen oder Serviceleistungen handelt.

2. Rückgabe von Standardprodukten

Standardprodukte können nach vorheriger Anmeldung innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Ware zurückgegeben werden, sofern sie unbenutzt, vollständig und in einwandfreiem Zustand sind.

Zu Standardprodukten können beispielsweise gehören:

Standardgreifer
Sensorhalterungen
Kabel und Anschlussmodule
nicht konfigurierte Zubehörteile
ungeöffnete Ersatzteilsets

Die Ware muss vollständig inklusive Zubehör, Dokumentation und Originalverpackung zurückgesendet werden.

3. Ausgeschlossene Rückgaben

Eine Rückgabe ist in der Regel ausgeschlossen bei:

individuell konfigurierten Cobot-Systemen
kundenspezifisch gefertigten Bauteilen oder Halterungen
auf Kundenanforderung programmierten Softwaremodulen
bereits aktivierten Softwarelizenzen
digital bereitgestellten Downloads, sofern der Zugriff bereits erfolgt ist
bereits durchgeführten Schulungen, Beratungen oder Serviceeinsätzen
Produkten mit Gebrauchsspuren, Beschädigungen oder unvollständigem Lieferumfang

Diese Regelung gilt insbesondere für Produkte, die speziell für eine bestimmte Produktionsumgebung, Maschine, Schnittstelle oder Sicherheitsanforderung angepasst wurden.

4. Reklamationen und mangelhafte Ware

Sollte ein Produkt beschädigt, fehlerhaft oder unvollständig geliefert worden sein, bitten wir um eine schnellstmögliche Reklamation.

Bitte senden Sie uns dafür folgende Informationen:

Bestellnummer oder Angebotsnummer
Name und Unternehmen
Beschreibung des Mangels
Fotos der beschädigten oder fehlerhaften Ware
Foto der Verpackung bei Transportschäden
Seriennummer, falls vorhanden

Nach Prüfung der Reklamation entscheiden wir gemeinsam mit dem Kunden über das weitere Vorgehen. Je nach Fall kann dies eine Reparatur, Ersatzlieferung, Nachbesserung, Gutschrift oder Erstattung sein.

5. Transportschäden

Offensichtliche Transportschäden sollten möglichst direkt bei der Anlieferung dokumentiert und dem Transportunternehmen gemeldet werden.

Bitte informieren Sie uns zusätzlich zeitnah per E-Mail, damit wir den Schaden prüfen und den weiteren Ablauf koordinieren können.

Bei technischen Produkten, Cobot-Komponenten und Sensorik ist eine sorgfältige Dokumentation besonders wichtig, da äußerlich sichtbare Schäden auch Auswirkungen auf Kalibrierung, Sicherheit oder Funktion haben können.

6. Rückgabeprozess

Rücksendungen müssen vorab angemeldet werden. Bitte senden Sie keine Ware ohne vorherige Rücksendeanmeldung an uns zurück.

Der Ablauf:

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular
Angabe von Bestellnummer, Produkt und Rückgabegrund
Prüfung durch unser Service-Team
Erhalt einer Rücksendeanweisung oder RMA-Nummer
Rücksendung der Ware in geeigneter Verpackung
Prüfung der Ware nach Eingang
Erstattung, Gutschrift, Reparatur oder Ersatzlieferung

7. Rücksendeadresse

Rücksendungen erfolgen nach Freigabe an:

Mustermann KiMU Werktechnik GmbH
Retouren & Service
Industriestraße 12
12345 Musterstadt
Deutschland

E-Mail: service@kimu-werktechnik.de
Telefon: +49 123 4567-0

8. Rücksendekosten

Bei berechtigten Reklamationen aufgrund mangelhafter oder falsch gelieferter Ware übernehmen wir die angemessenen Rücksendekosten.

Bei freiwilligen Rückgaben von mangelfreier Standardware trägt der Kunde die Kosten der Rücksendung, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Bei größeren technischen Produkten, Palettenware oder empfindlicher Robotik-Hardware stimmen wir die Rücksendung individuell mit dem Kunden ab.

9. Verpackung der Rücksendung

Technische Produkte müssen transportsicher verpackt werden. Besonders bei Sensoren, Kamerasystemen, Greifern, Steuerungseinheiten und Cobot-Komponenten ist auf eine stoßsichere Verpackung zu achten.

Für Schäden, die durch unsachgemäße Rückverpackung entstehen, kann der Kunde verantwortlich sein.

10. Prüfung der zurückgesendeten Ware

Nach Eingang der Rücksendung prüfen wir Zustand, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit der Ware.

Eine Erstattung kann gekürzt oder abgelehnt werden, wenn:

die Ware beschädigt zurückkommt
Zubehör oder Dokumentation fehlen
Gebrauchsspuren über eine reine Prüfung hinausgehen
Seriennummern entfernt oder beschädigt wurden
Softwarelizenzen bereits aktiviert wurden
das Produkt kundenspezifisch angepasst wurde

11. Erstattungen

Wird eine Rückgabe akzeptiert, erfolgt die Erstattung in der Regel über die ursprünglich verwendete Zahlungsart.

Die Bearbeitung kann nach Wareneingang und Prüfung einige Werktage dauern.

Versand-, Installations-, Schulungs- oder Einrichtungskosten werden nur erstattet, wenn dies im Einzelfall vereinbart wurde oder gesetzlich erforderlich ist.

12. Austausch und Ersatzlieferung

Bei fehlerhafter oder beschädigter Ware kann statt einer Erstattung auch ein Austausch oder eine Ersatzlieferung erfolgen.

Dies gilt insbesondere bei Produkten, die für den laufenden Produktionsbetrieb des Kunden benötigt werden.

13. Reparatur und Servicefälle

Für technische Produkte wie Cobots, Exoskelette, Sensorpakete und Steuerungseinheiten kann statt einer Rückgabe eine Reparatur oder technische Prüfung sinnvoll sein.

In solchen Fällen erstellt unser Service-Team nach Prüfung eine Einschätzung zum weiteren Vorgehen.

Außerhalb der Gewährleistung können Reparaturen, Ersatzteile und Serviceeinsätze kostenpflichtig sein.

14. Software, Lizenzen und digitale Produkte

Digitale Produkte, Softwarelizenzen, KI-Module, Steuerungssoftware oder Downloadinhalte können nach Aktivierung oder Bereitstellung grundsätzlich nicht zurückgegeben werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Bei technischen Problemen prüfen wir, ob ein Update, eine erneute Bereitstellung, eine Ersatzlizenz oder ein Supportfall erforderlich ist.

15. Schulungen, Beratungen und Dienstleistungen

Schulungen, Beratungen, Integrationsleistungen und Serviceeinsätze sind Dienstleistungen. Stornierungen oder Umbuchungen müssen rechtzeitig vor dem vereinbarten Termin erfolgen.

Für Demo-Zwecke gelten folgende Beispielregelungen:

bis 14 Tage vor Termin: kostenfreie Stornierung
bis 7 Tage vor Termin: 50 % der Kosten
weniger als 7 Tage vor Termin: 100 % der Kosten

Individuelle Projektvereinbarungen können hiervon abweichen.

16. Verbraucherhinweis

Unser Angebot richtet sich überwiegend an Unternehmen und gewerbliche Kunden. Sofern Verbraucher im gesetzlichen Sinne bei uns bestellen, können zusätzliche Verbraucherrechte gelten, insbesondere ein gesetzliches Widerrufsrecht bei Fernabsatzverträgen.

Einzelheiten ergeben sich aus der gesonderten Widerrufsbelehrung.

17. Kontakt für Rückgaben und Reklamationen

Für Rückgaben, Reklamationen und Servicefälle erreichen Sie uns unter:

Mustermann KiMU Werktechnik GmbH
Retouren & Service
Industriestraße 12
12345 Musterstadt
Deutschland

E-Mail: service@kimu-werktechnik.de
Telefon: +49 123 4567-0

18. Hinweis zum Demo-Charakter

Diese Richtlinie für Erstattungen und Rückgaben wurde für eine fiktive Schulungswebseite erstellt. Sie dient als Beispieltext für E-Commerce-, WooCommerce-, Datenschutz- und Digitalisierungsübungen.

Für echte Onlineshops muss die Richtlinie an die tatsächlichen Produkte, Zielgruppen, Zahlungsarten, Versandprozesse, gesetzlichen Anforderungen und internen Abläufe angepasst und rechtlich geprüft werden.